档案管理专业基础

第一部分档案概述

基本要求:

了解:档案的形式、种类,档案的作用 熟悉:档案定义的表述与含义

掌握:档案的形成条件,档案的本质属性,档案的价值 一、档案的定义

（一）档案定义的表述

（二）档案的形成条件

（三）档案的形式 （四）档案的本质属性

二、档案的种类

(-)公务档案与私人档案

(=)历史档案与现行档案

(三)文书档案、科技档案与专门档案

(四)中华人民共和国成立后的档案、 革命历史档案与旧政权档案 三、档案的价值 (-)凭证价值

(=)情报价值

(三) 对档案真实性的辩证理解 (四) 实现档案价值的规律性 1、档案价值的扩展性 2、档案价值的时效性 3、档案价值的条件性 四、档案的作用 一、档案的定义

（一）档案定义的表述(熟悉)

档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、 确定的原始记录作用的固化信息。

（二）档案的形成条件(掌握)

从档案本身的形成来说档案是由文件材料转化而来的, 而文件材料转化为档案是有条件的, 其必备条件,通常指的是:办理完毕的,有一定查考价值的,集中保存起来或立卷归档保存起来的。具备这三个条件,才有可能转化为档案。

(三)档案的形式(了解)

档案的实存形态主要是各种各样的文书,还有大量非文书类的信息记录,如文稿、书稿、 录音、 录像制品、照片、影片、观测记录(如气象、水文、温湿度等方面的人工或仪器形成的观测记录)、实验数据、乃至印章、奖杯、锦旗、.胸牌、臂章(袖标)等等, 档案实存形态，广泛复杂、多种多样是档案的本质述性---原始纪录性所决定的,,

(四)档案的本质属性(掌握)

档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录 , 对以往社会实践具有直接的原始记录作用,所以,档案学界认为“原始记录性·是档案的本质特性,是档案区别于其他事物尤其是相领事物的独一无二的本质所在, 档案的原始记录性具有明显的相对性、动态性特点,是在与相关事物及相关因素条件的对照、 比较中才能体现出来的, 档案的原始记录性从根本上决定着其管理方向的基本取向,即对档案的管理方法无论怎样简便、有效,均不能以伤害档案的本质特性为代价, 而只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。

二、档案的种类了解

(-)公务档案与私人档案

这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念,它主要可以解决档案的归属即所有权问题,公务档案是指人们在公务活动中形成的档案,其形成主体主要是公务机关或其他社会组织，私人档案是指人们在私人生活中形成的档案,其形成主体主要为私人个人

(二)历史档案与现行档案

这是从档案形成时间的早晩以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念, 历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案,现行档案是指形成时间较晩, 离现在的时间距离较近且主要起现实性查考作用, 即对人们的现实工作、 生活依然有具体的实际作用的档案,这兩个种类概念之间虽然没有一条清晰、严格的界限,但其理论认识意文却是比较深刻的。

(三)文书档案、科技档案与专门档案

这是在中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。 文书档案实际上是指行政管理档案,即在社会的行政管理活动中有各种行政性或日政治性公文(如请示、批复、决定、法规、 法律等)转化而成的档案 。 科技档案是指人们在科技、 生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图紙、设计任务书、科研报告等等。 专门档案是指除文书档案和科技档案之外的,所有在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。

(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案这是我国档案界普遍使用的一种“官方·分法所形成的三个档案种类概念。即我国档案行政管理机关从行政管理角度,将归国家所有的全部档案划分为三大部分: 中华人民共和国成立后的档案又称中华人民共和国时期档案,是指1949年1o月1日中华人民共和国成立后,在中国形成的归国家所有的档案, 革命历史档案又称革命政权档案,是指1949年1o月1日中华人民共和国成立之前,由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业単位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案, 旧政权档案是指1949年1o.月 1日中华人民共和国成立之前,除了草命历史档案之外的所有归国家所有的档案。

三、档案的价值掌握

(-) 凭证价值

档案具有凭证作用(凭证价值):档案是历史的真凭实据,具有法律效用。 在形成上,档案是原始文件的转化物,非事后编制,在形式上,转化为档案的文件上保留者真切的历史标记。

(=)情报价值:

档案具有情报价值,档案中不仅记裁着历史过程,而且记裁者人们从事各项活动的意图、思想、成功与失败的情況,可以为人们研究历史,总结经验,探素事物发展规律提供丰富的参考資料。

(三)对档案真实性的辩证理解:

档案的真实可靠性有两个层面的含义: 一是,档案的内容若没有失实、 歪曲、作伪之处,那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、 最可靠的, 因为档案是直接的原始记录。二是,档案有失实、 歪曲、作伪乃至伪造之处,那么其失实、 歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存形态来子以记录、 固化并示之世人的, 它仍然有其另一意义上的真实性与可靠性。从这层意义上讲,档案只要其自身存在,就都是“真·的, “假·亦为“真· 。

(四)实现档案价值的规律性 1、档案价值的扩展性

由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的,它的扩展具有一定的规律性, 可称为档案价值的扩展律。

由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展 这是指随着时间的推移, 可能与档案发生关系的人群逐漸扩大, 档案利用者及其需求的范围呈扩宽趋势，由此导致档案价值的扩展。

由于档案作用性质的变化而导致价值扩展，档案对于利用者的有用性是多方面的, 而这些用途并不是同时显现出来的,随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大,档案的作用性质也会发生变化,呈现出档案价值的多元性特证

2、档案价值的时效性

档案价值的时效性,表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性,即现实的使用价值,历史的参考价值和鉴賞的文物价值,所谓现实使用价值,就是看档案在现实的工作、生产活动中的行政效力与法律效力, 所谓历史的参考价值. 是指档案是历史的产物, 在特定的历史条件下形成的,是前人实践活动的信息积淀,所谓鉴賞文物价值,年代久远的档案,除本身的史料价值外,兼具有文物价值,

3、档案价值的条件性 社会环境:

社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形勢等对于档案利用需求、档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用, 从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。

社会档案意识:

人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识· ,社会对档案的需求程度以及档案工作能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。

档案管理水平:

档案管理水平的高低直接影响到档案管理部门提供档案服务、满足社会需求的能力,以及利用者获取所需档案信息的可能性,

四、档案的作用了解

档案的作用还在不断得以发掘, 目前比较集中和主要地表现在行政、业务、文化、法律等几个方面。

1、行政作用

档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录,这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来,保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性,以及决策的科学性具有不可或缺、 无可替代的凭证和参考作用, 这种作用可以称为自治作用或行政作用。

2、业务作用

档案作为历史的记录, 就其宏观而言, 纵观古今许多历史阶段, 横穿自然和社会的各个领域,就其微观而言,它记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程,涉及了生产经营、金融貿易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面的,档案在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用, 成为业务活动的信息支持和保障,

3、文化作用

档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富, 以及对于人类社会文化的积累与传播、发展与进步所发挥的各种功能,档案与文化紧密相连,档案是人类文明的产物、是历史文化遗产中必不可少的组成部分。

档案是民族文化的集中体现;档案是历史文化的积累；档案是历史文化传承的手段,档案是文化创新的基础4、法律作用

档案的法律作用是指档案在解决争端、 处理案件等活动中所发挥的证据作用,法律作用是档案凭证价值的集中体现,从档案的形成来看,它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录,真实性、可靠性强,是令人信服的真凭实据

5、教育作用

档案是社会教育的一种素材,它以独特的历史性、直观性和原始性,成为宣传教育的重要材料, 在我国,档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来,

第二部分档案工作的概述

基本要求:

了解:档案工作的概念和内容,档案馆(室)的类型

熟悉:档案工作的管理体制,档案馆(室)的性质与任务,档案工作的性质

掌握:档案工作的基本原则 一、档案工作的概念和内容

二、档案工作的性质

三、档案工作的基本原则 四、档案工作的管理体制

五、 档案馆(室)的性质与具体任务 (-)档案馆

1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务 2、档案馆的类型

(=)档案室

1、档案室的定义与性质

2、档案室的作用、类型与任务 (三)档案行政管理机构

1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责 2、档案行政管理机构的具体任务

(四)新型档案机构

1、文件中心的含义与类型 2、 档案中介机构的含义与任务 一、档案工作的概念和内容了解

档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的工作

档案工作,从广义上说,包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、 档案宣传工作、 档案国际合作与交流工作等。

1、档案管理工作

档案管理工作,是指用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作,它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。

2、档案行政管理工作

档案行政管理工作是以国家各项建设事业的需要为目标, 对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。

档案行政管理的目的是不断调节档案档案事业系统的内部关系和外部关系,促进档案事业的发展, 为国民经济和社会发展服务。

档案行政管理工作的主要内容是: 以档案行政部门为组织协调中心, 培训和提高档案工作人员的行政能力和水平,依法行政,通过调查研究和加强管理,完成规划制定、统一制度、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务,提高档案行政效率,从而促进档案事业整体水平的提高

3、档案教育工作

档案教育是档案事业的重要组成部分,档案事业建设需要发展档案教育,培养档案专业人才; 档案教育结构是指档案教育的诸因素及其相互关系。

4、档案宣传工作

档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想,从而影响人们行为的过程。

档案宣传工作的目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者, 使他们积极投身于档案事业的建设和发展,同时,通过宣传扩大档案工作的社会影响,增强社会的档案意识,使档案事业能与其他社会事业协调发展。

档案宣传工作的主要内容有

(1)宣传档案;

(2)宣传档案工作; (3)宣传档案人员;

档案宣传工作的主要形式有 （1）口头宣传 (2)大众传煤;

(3)档案陈列与展览; (4)档案专业报刊;

（5）档案网站;

5、档案科学技术研究工作

档案科学技术研究工作(档案科研)是通过调查、观察、实验、比较、分析等手段,把档案工作实践的感性材料加以研究、 提炼, 上升为理性成果的一项创造性工作。

档案科研是我国档案事业体系中重要的组成部分,是档案事业建设与发展的重要条件,其包括: 档案科学的基础理论研究、档案科学的应用理论研究、档案科学的应用技术研究。

6、档案国际合作与交流工作

档案国际合作与交流工作是我国国家规模档案事业的一个重要组成部分, 是发展我国档案事业的外部条件

二、档案工作的性质熟悉

档案工作的性质,是指档案工作区别于其他事物的内在规律性,档案工作就其本质来说,是管理档案和开发档案信息資源为社会各项社会活动服务的工作。

档案工作就其基本性质来说,是一项管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。

1、档案工作的管理性

档案工作的管理性主要表现在三个层次: (1)档案工作是一项管理档案的专门业务 (2)档案工作是信息资源管理的重要内容 (3)档案工作是社会管理活动的组成部分 2、档案工作的服务性

档案工作通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步, 档案工作实现自身价值的这种途径, 决定了它是一项服务性工作。

服务性是档案工作的基本属性之一, 是档案工作赖以生存和发展的基本原因。

档案工作的服务性是档案工作的客观属性之一,档案工作作为社会信息服务部门之一,是社会分工的需要和人类文明发达的结果。

3、档案工作的政治性

档案工作是一种社会现象,在阶级社会中,档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益,档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。

4、档案工作的科学性

(1)档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作,

(2)档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容,

(3)档案工作要大量运用现代化管理科学的内容和信息技术的成果,

5、档案工作的文化性

档案工作, 特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性

(1)档案是社会文化的组成部分, 档案馆具有保存历史文化遗产的作用,

(2)档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用, （3）档案馆具有社会文化教育的作用; (4)档案馆具有发展科学文化的作用, 三、档案工作的基本原则,掌握

我国通过«档案法»以法律的形式确定了我国档案工作的基本原则,即:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用,这是在新的历史时期我国档案工作基本原则的科学概括和新的发展,我国档案工作基本原则的内容, 是由三个相互联系的有机组成部分构成的

(-)全国档案工作实行绩一领导、分级管理的原则

统一领导、分级管理,既是我国社会主义制度所决定的,又是档案工作发展的客观需要,它是我国档案工作的组织原则和管理体制, 具体内容包括以下三点:

1、国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理

2、全国档案工作在各级人民政府领导下,由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理,

3、对党政档案和党政档案工作实行统一管理,, (=)维护档案的完整与安全

维护档案的完整与安全,是档案工作的基本要求,只有维护档案的完整与安全,才能维护党和国家的历史真实面貌, 才能充分发挥档案的作用,,

1、维护档案的完整

档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面,收集齐全是指凡有保存价值的档案,都要尽量收集齐全,实现一个単位、一个系统、一个地区、直道整个国家真正有保存价值的档案的完整, 整理系统是指凡有保存价值的档案, 必须按照它的形成规律, 组成有机联系的整体。

2、维护档案的安全

档案的安全包括档案的实体安全和档案的内容安全两个方面,维护档案的实体安全,是指在管理上和技术上采取相关措施,使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命,维护档案的内容安全, 是指对机密档案和需要控制利用范围的档案实行严格的管理,确保机密档案不丢失、不泄密,不超范围扩散。

(三)便于社会各方面的利用

便于社会各方面对档案的利用.满足社会对档案的需要,这是档案工作的根本目的,因此, 是否便于社会各方面对档案的利用.是检验档案工作效果的重要标准上述档案工作基本原则的三个组成部分,是辩证统一的有机整体,统一领导、分级管理是核心;维护档案的完整与安全是手段;便于社会各方面的利用是目的,

四、档案工作的管理体制,熟悉

档案工作管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度, 包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、 权限划分等, 一般可分为分散式和集中式两种基本类型。

分散制: 指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、 指导和监督, 采用分散制的大多为联邦制国家,主要有英国式、瑞士式和美国式,

集中制,指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督,按照档案行政管理中心的设置及其性质,集中式的形式主要有中国式、法国式和瑞典式。

无论是分散制还是集中制的各类档案机构, 都是继承各国相应的历史传统, 适应各自的国家政治、经济和档案工作、档案事业发展需要的必然产物。

五、档案馆,室,的性质与任务,熟悉 (-)档案馆

1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务:

档案馆的定义:档案馆是党和国家设立的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,,是科学研究和各个方面利用档案的史料中心

档案馆的性质:

(1)档案馆是科学文化事业机构, 是对全社会开放的文化设施, (2)档案馆是档案保管和服务中心,

(3)档案馆是档案事业建设的主体, 在档案工作机构中居于主导地位。

档案馆的基本职能:集中统一地管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全, 维护历史真实面貌,积极提供利用。

档案馆的具体任务:

（1）积累和管理国家档案财富,

（2）提供原始凭证,维护历史真实面貌, （3）开发和传播档案信息, （4）宣传教育, 2、档案馆的类型(了解) 中央级档案馆:

（1）公共档案馆：省级档案馆、地方级档案馆、地区级档案馆、县级档案馆

（2）专业档案馆:隶属于中央或地方的专业主管机关,负责保存各种专业档案,,

（3）部门档案馆:在大型企事业単位中建立的,保管本単位档案的机构,

(=)档案室

1、档案室的定义与性质:

档案室的定义:档案室是统一管理本机关档案的部门,是国家档案事业体系中最普遍、最基层的业务机构。

档案室的性质:

（1）机关内部的文件信息管理与咨询部门, 机关工作的组成部分

（2）档案事业的基础

2、档案室的作用、类型与任务 (1)作用与任务

(1)指导和监督本単位文件材料的归档工作,

(2)统一管理本単位的全部档案, 积极提供利用,

(3)按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交, 为党和国家积累档案史料

(2)档案室的类型(了解) 包括:

(1)文书档案室, (2)科技档案室, (3)声像档案室, (4)人事档案室; （5）综合档案室, (6)联合档案室,

(三)档案行政管理机构:

1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责

定义: 档案行政管理机构是党和国家指导,和管理档案工作的部门

性质: 由于我国的党、政档案工作实行统一管理,因此,各级

档案行政管理机构即是党的机构,又是国家的机构

基本职责:在统一管理党、政档案工作的原则下,分层负责地掌管全国档案事务,对全国档案工作进行监督、检査与指导

2、档案行政管理机构的具体住务:

第一,拟定档案工作的规章、办法、建立国家档案工作制度,制定档案工作的发展规划,

第二,指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业単位的档案工作,规划和筹建档案馆, 在业务上指导档案馆工作,

第三,研究和审査有关档案保存价值,档案保管期限的原则和标准,监督和审议有关档案的销銀同题,

第四,组织和指导档案工作业务经验交流,档案干部的专业教育和档案科学研究,

第五, 组织和参与档案工作的国际交流

(四)新型档案机构

1、文件中心的含义与类型

(1)含义:文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构,它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成単位, 而是按地区按系统建立的介于文件形成単位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构

(2)文件中心的类型:政府性文件中心和商业性文件中心两种类型

政府性文件中心: 由政府拨款建立的,为政府机关服务的非营利性文件管理机构

商业性文件中心: 由有关机构或个人创办的一种盈利性档案管理机构, 它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施、 科学的文件管理和高效的文件服务, 它不属于国家档案管理系统之列, 但它执行国家档案行政管理部门的相关管理标准

2、档案中介机构的含义与任务

档案中介组织是指在社会主又市场经济条件下,由档案管理部门认定并接受其监督的,以档案和档案工作为服务对象,以档案整理与寄存、档案价值鉴定与评估、档案信息咨询与加工、档案干部培训等为服务内容. 直接为机关、 企业事业単位或个人代办

档案事务的一种档案中介服务机构,